Kas pašnodarbinātajam jāzina par saimnieciskās darbības dokumentiem?

(jūlijs 24, 2023)

Esot pašnodarbinātajam, svarīgi ir katru saimnieciskās darbības darījumu atspoguļot kā dokumentu. Dokuments ir vienīgais veids, kā juridiski vari pierādīt, ka darījums patiešām ir saistīts ar tavu saimniecisko darbību.

Iegaumē! Dokumentu sagatavo tā, lai:

• nezustu tajā ietvertā informācija un tiktu nodrošināts tā juridiskais spēks visā dokumenta glabāšanas laikā;
• būtu iespēja izgatavot dokumenta kopiju;
• to nevar tehniski viegli pārlabot un tas būtu tehniski noturīgs (piemēram, neizmanto zīmuli dokumenta aizpildīšanai).

Pirms saņem kādu ar saimniecisko darbību saistītu darījuma dokumentu, atceries pārbaudīt:

• vai dokumentā iekļauti visi nepieciešamie rekvizīti, lai tas būtu derīgs;
• vai ir ievērotas visas iepriekš minētās tehniskās prasības;
• vai dokumentā nav kļūdu un vai visi rekvizīti uzrakstīti pareizi, kā arī vai nav aprēķinu kļūdu, piemēram, čeka summā.

Kādi ir darījuma dokumenta obligātie rekvizīti?

Ne vienu reizi vien esam manījuši, ka dokumentos, kuri apliecina saimnieciskās darbības ietvaros veiktus darījumus, iztrūkst kāds no obligātajiem rekvizītiem. Taču atceries - tikai pareizi noformēts dokuments ir spēkā esošs un attiecināms uz saimniecisko darbību. Tāpēc, ja vēlēsies uz saimnieciskās darbības izdevumiem attiecināt maksu par mobilā telefona rēķinu, automašīnai izmantoto degvielu vai citiem izdevumiem, taču tev nebūs darījuma dokuments, ar ko pierādīt šo izmaksu saistību ar saimniecisko darbību, tu nevarēsi norakstīt šos izdevumus.

Darījumu dokumenti jānoformē atbilstoši grāmatvedības likuma prasībām, un obligāti jāpievieno rekvizīti, ja darījuma summa pārsniedz 30 eiro (bez PVN). Saglabā sev šo informāciju un vienmēr rūpīgi pārbaudi, vai esi iekļāvis visus nepieciešamos rekvizītus:

• dokumenta veida nosaukums, datums, numurs;
• ziņas par dokumenta autoru – uzņēmumu (darījuma dalībnieku), kurš savā vārdā izdod dokumentu;
• dokumenta autora nosaukums (komercsabiedrībai, individuālajam komersantam – firma), reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods. Ja dokumenta autors ir fiziska persona, kas veic saimniecisko darbību, bet nav individuāls komersants, tad – vārds, uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
• ziņas, kas ļauj identificēt citus darījuma dalībniekus, ja tādi ir (nepieciešamas tādas pašas ziņas kā par dokumenta autoru);
• ja cits saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, tad jānorāda vārds, uzvārds. Personas kodu norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja to pieprasa citi normatīvie akti;
• darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē, ja nepieciešams – arī daudzums, mērvienība
• par darījuma veikšanu un dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgo personu paraksti (izņemot likumā noteiktajos gadījumos).

Bieži vien pašnodarbinātajiem rodas jautājums – vai iegādājoties preces saimnieciskajai darbībai, man katrā veikalā jālūdz čekā norādīt manus rekvizītus? Jā, tas ir obligāti jālūdz, jo, kā jau norādījām – tikai tā vari dokumentu izmantot, lai attiecinātu darījumu uz saimniecisko darījumu! Lai arī tas varētu šķist apgrūtinoši, tas ir vienīgais veids, kā šo darījuma dokumentu attiecināt uz saimniecisko darbību, lai, piemēram, norakstītu izdevumus un samazinātu ar nodokli apliekamo ienākumu. Ņem vērā – ja saimnieciskās darbības žurnālā norādīsi izmaksas, kurām nav pievienots darījuma dokuments, VID jautājumu gadījumā šīs izmaksas var apstrīdēt un lūgt pilnā apmērā attiecināt uz izmaksām, kas nav saistītas ar saimniecisko darbību.

Dažiem dokumentiem ir noteikti arī papildu obligātie rekvizīti, piemēram, PVN rēķiniem. Tātad, ja pašnodarbinātais ir arī PVN maksātājs, tad papildu jāņem vērā PVN likuma 125. pants par PVN rēķina noformēšanas noteikumiem.

Cik ilgi jāglabā šie dokumenti?

Ar darījuma dokumentu datu uzskaiti žurnālā vien nepietiek - tavs pienākums ir šos dokumentus arī glabāt. Attaisnojuma dokumentus, piemēram, rēķinus, čekus, pieņemšanas-nodošanas aktus jāglabā 5 gadus, savukārt grāmatvedības organizācijas dokumentus, to skaitā žurnālu – 10 gadus. Turklāt jāņem vērā, ka skenētās versijas nav derīgas – jāglabā dokumenta oriģināls.

Vairāk par dokumentu glabāšanas termiņiem aicinām uzzināt Grāmatvedības likumā.

Kā darījuma dokumentus saimnieciskās darbības žurnālam pievienot ērti un ātri?

Izmanto mūsu jaunāko funkciju – nofotografē čeku, augšupielādē to pats.lv sistēmā un čekā iekļautā informācija automātiski nonāks tavā saimnieciskās darbības žurnālā! Dodies uz es.pats.lv un savā profilā izmēģini jauno funkciju! Ikvienam pieejami 5 izmēģinājuma reizes, savukārt Basic PRO un Premium tarifa lietotāji jauno funkciju var izmantot neierobežotā daudzumā!

Izmēģini bez maksas